Wat hebben we de afgelopen maanden geleerd samen met onze partners en opdrachtgevers over online kennisfestivals

Innovatief organiseren

01

Livestreams
theater
muziek
coachingssessies
workshops
DJ’s
kennisquiz
digitale koffiecorners
online boekenmarkt

INTERVIEWS

We interviewden 3 partners met wie we de afgelopen periode een mooi online Kennisfestival organiseerden. Over de aanpak, de do’s en dont’s en over hoe je online gewoon ook een festivalsfeer creëert.

Dolf Jansen

in gesprek met

Rudie Jansman

Kornelis Wetsema

INTERVIEW JITSKE KRAMER | DEEP DEMOCRACY EVENT

Het was een waar feest. Moordend tempo, amper tijd om naar de WC te gaan, maar man,

wat een inspiratie

We interviewden Jitske Kramer over Het Nationaal Deep Democracy Event dat we op 29 januari als Het Grootste Kennisfestival samen met Human Dimensions en Verhaal met Impact organiseerden. Een jaarlijks terugkerend event voor iedereen, die nieuwsgierig is naar inclusief leiderschap, goed omgaan met conflicten, inclusie, besluitvorming waarin alle stemmen worden meegenomen. Of je nou al eens een Deep Democracy training hebt gevolgd of dit misschien zou willen. En iedereen die zich wil inzetten voor het goede gesprek, het beste besluit en het betere conflict. Elk jaar weer een bijzonder event met een geweldige ‘vibe’.

INTERVIEW JITSKE KRAMER | DEEP DEMOCRACY EVENT

Het was een waar feest. Moordend tempo, amper tijd om naar de WC te gaan, maar man,

wat een inspiratie

We interviewden Jitske Kramer over Het Nationaal Deep Democracy Event dat we op 29 januari als Het Grootste Kennisfestival samen met Human Dimensions en Verhaal met Impact organiseerden. Een jaarlijks terugkerend event voor iedereen, die nieuwsgierig is naar inclusief leiderschap, goed omgaan met conflicten, inclusie, besluitvorming waarin alle stemmen worden meegenomen. Of je nou al eens een Deep Democracy training hebt gevolgd of dit misschien zou willen. En iedereen die zich wil inzetten voor het goede gesprek, het beste besluit en het betere conflict. Elk jaar weer een bijzonder event met een geweldige ‘vibe’.

Met Jitske gingen we in gesprek om te kijken wat we kunnen leren van de voorbereiding. En natuurlijk van het event zelf. We vroegen haar als eerste hoe de start was.

Een echt festival

Misschien wel het belangrijkste is, dat we met iedereen vanaf het begin hebben afgesproken dat het echt festival moest worden. Met alles wat daarbij hoort. En dat hebben we tot in de details doorgevoerd. Dus een blokkenschema waarmee je, je eigen programma kon samenstellen. Een continu programma met muziek en een DJ. Op een mooi aangekleed hoofdpodium en allerlei plekken daaromheen. Zodat er steeds wat te zien en te luisteren was. Dat is eigenlijk wel een must op zo’n festival. En natuurlijk een doorlopend aanbod, waarbij je constant het gevoel hebt dat je wat mist. Dat hoort nou eenmaal ook bij een festival. Maar ook in alle communicatie er naartoe is het gelukt om heel congruent te zijn in taalgebruik en beelden. Bijvoorbeeld door echte festivalfilmpjes op maat te maken voor elke spreker ‘Ik ben er ook bij’ die ze zelf konden delen. En het zit ook in kleine dingen: bijvoorbeeld door het woord ‘tickets’ te gebruiken in plaats van ‘inschrijven’. Maar ook de hele vormgeving van de site in de juiste kleuren met bijvoorbeeld het prikbord, de online boekenmarkt en de Spotify-list… alles straalde uit wat we graag wilden.

Dolf zette
de energie
aan

Top inhoud

Maar het begint natuurlijk allemaal bij een top inhoudelijk programma en daar hebben we veel energie in gestoken. Dan is een energieke en spetterende start en een gezamenlijke afronding echt belangrijk. Ons Human Dimensions-team heeft veel aandacht besteed aan de inhoudelijke bijdrage van iedereen. We hebben een programma gemaakt, waarbij we allemaal ook echt konden waarmaken waarvoor we aan zet waren.

Niet alleen inhoudelijk maar ook randvoorwaardelijk. Door bijvoorbeeld samen een cameratraining te volgen. Omdat dat natuurlijk veel effect heeft op de kwaliteit van wat je brengt. Maar ook door ervoor te zorgen dat iedereen Teams of Zoom goed beheerste. En daar waar nodig hebben we extra ondersteuning georganiseerd op de dag zelf, zodat de trainers zicht echt konden concentreren op de inhoud.

Je eigen tent

En niet te onderschatten. We hebben ook echt eigen plekken geregeld voor de workshops. Goed uitgelicht en met een mooie achtergrond. Met een goede internetverbinding via een kabel in plaats van Wifi om niets aan het toeval over te laten. Iedereen een heuse, eigen tent waar de workshops plaatsvonden.
HET WAS EEN GROOT FEEST, HEEL BIJZONDER OM IN EEN EIGEN THUISBUBBEL TE ZITTEN WETENDE DAT 700 MAN DAT OOK DOET. EN DAN TOCH ZÓ VERBONDEN VOELEN. IK BEN ER NOG STEEDS VAN ONDER DE INDRUK.

Dolf Jansen zette de energie aan

En als dagvoorzitter Dolf Jansen. En dagvoorzitter is dan eigenlijk niet de goede benaming. Hij slaagde er echt in om die ‘festivalvibe’ neer te zetten. Met zijn snelheid, humor en nieuwsgierigheid. Hij was heel goed gebrieft, waardoor hij heel losjes de dag doorkon. Met de aftrap en de afsluiting op het hoofdpodium, maar ook tijdens zijn zogenaamde ‘Deepte Interviews’ met veelkleurige gasten. Echt een niet te onderschatten factor voor het succes van de dag. Hij zette echt de energie aan!

Met elkaar het festivalgevoel opbouwen

We hebben met elkaar het festival gemaakt. Echt organisch zonder een projectleider en strakke budgetten. Maar juist met heel veel positieve energie waarbij iedereen deed waar ze het beste in waren. Eigenlijk zat die ‘festivalvibe’ al in de voorbereiding.

En wat denk ik ook een belangrijke meerwaarde had is
dat alle sprekers op locatie waren. Zodat ze met elkaar het festivalgevoel en de energie konden opbouwen. We waren er zelfs met z’n allen de dag ervoor al en dat helpt echt. De deelnemers voelen dat.

GROTE COMPLIMENTEN VOOR DE ORGANISATIE! VEEL ENERGIE ERVAREN, INSPIRATIE OPGEHAALD EN INZICHTEN GEKREGEN. NET ZO GAAF ALS IN DE METAALFABRIEK 2 JAAR GELEDEN. GEWELDIG!”

Wat hadden we nog meer kunnen doen?

Misschien voor de volgende keer ook wel een plattegrond van de festivallocatie en misschien hadden we deelnemers wel moeten waarschuwen dat ze van tevoren een lunchpakketje moesten samenstellen, want het programma was natuurlijk helemaal vol. Daar hadden ze op de dag zelf helemaal geen tijd voor. Haha. Dat past natuurlijk ook helemaal bij een echt festival.

Testin’

Testin’

1,2,3

Hoe vaak hebben we dat niet gehoord? Toen we stonden te wachten op een artiest in een achterafzaaltje of op een groot festival… Irritant dachten we soms. ‘Speel gewoon’ riepen we zelfs. Maar inmiddels zijn we er wel achter. Sinds maart vorig jaar organiseren we vanuit allerlei locaties online events. Van groot tot klein. Met en zonder artiesten. Maar testen is sowieso cruciaal. Werkt de website wel op alle soorten browsers? Gebruikt de doelgroep misschien nog met een verouderde versie? Is de internetverbinding vanuit de mobiele studio sterk genoeg? Kun je je wel aanmelden op je mobiel?

Hoe starten wij met een festival?

Het klinkt misschien wat ouderwets. Maar wij beginnen altijd met een folder. Daaraan voorafgaand zelfs een zoals we het nu noemen met een ‘foldersessie’. Samen met de opdrachtgever gaan we dan een folder maken. We doen als het ware of het festival al bestaat. Want als je er een folder maakt moet je een naam hebben. Een logo. Of in ieder geval een stijl waarin je communiceert. Maar ook een boodschap aan de mensen die je graag op jouw (online) festival zou willen zien. Op wie richt je je überhaupt?

InspiratieBlogs

Hoe creëer je een

festivalgevoel?

Wij bedachten Het Kennisfestival op Lowlands. Daar werden naast al die optredens van bandjes, wel honderden, lezingen steeds populairder. Wat als we dat nou eens omdraaien? Sprekers in festivalsfeer, afgewisseld met muziek. Het Grootste Kennisfestival was geboren. En dat sloeg aan. Het zelf je programma kunnen kiezen. Bevalt iets toch niet, loop je naar wat anders. En lekker eten en drinken tussendoor. Eigenlijk probeerden we inhoud en wat mensen in hun privé leuk vinden te combineren. En toen was daar een wereldwijd virus.

INTERVIEW STACEY RAMSARAN & RUDMER DE VRIES

Gemeente Den Haag

Het Haags Ontwikkel Festival

EEN WEEK LANG ONTMOETEN, VERBINDEN, ONTWIKKELEN EN VITALITEIT

We spraken initiatiefnemers en aanjagers van het Haags Ontwikkel Festival dat we mochten helpen organiseren. Respectievelijk Stacy Ramsaran en Rudmer de Vries… of in omgekeerde volgorde. Samen met een klein kernteam, maar een grote groep daaromheen ,kwam in korte tijd een groots, vijfdaags evenement tot stand.

INTERVIEW STACEY RAMSARAN & RUDMER DE VRIES

Gemeente Den Haag

Het Haags Ontwikkel Festival

EEN WEEK LANG ONTMOETEN, VERBINDEN, ONTWIKKELEN EN VITALITEIT

We spraken initiatiefnemers en aanjagers van het Haags Ontwikkel Festival dat we mochten helpen organiseren. Respectievelijk Stacy Ramsaran en Rudmer de Vries… of in omgekeerde volgorde. Samen met een klein kernteam, maar een grote groep daaromheen ,kwam in korte tijd een groots, vijfdaags evenement tot stand.

Editie 2
is nu al
in de
maak

Zwaan kleef aan

‘Het begon met een congres van een dag’ begint Rudmer
het antwoord op de vraag wat eigenlijk de aanleiding was
om zoiets groots te organiseren. ‘Een middag in november,
om een aantal dingen, die we al aanboden aan alle mede-
werkers nog eens extra onder de aandacht te brengen. en op een gegeven moment moet je het bestuurlijk proces Door de situatie in de wereld, werd het al snel duidelijk in. Natuurlijk dat hoort erbij. Timing en gevoel daarvoor
dat een digitaal event zou worden. Een informatie-sessie -wat goede momenten zijn-, zijn heel belangrijk. En ik moet over wat we aanbieden inderdaad,’ vult Stacey aan. ‘Maar zeggen, wij konden door de tijdsdruk ook niet anders. Maar een paar collega’s wilden wat doen rond talentmanagement. als je meer tijd hebt, is het wel verstandig om het ietsbij medewerkers. En als derde bleek het toen ook nog week van de werkstress te zijn. Waardoor weer een groepje Zou zo weer doen andere collega’s bezig was met vitaliteit. Die drie dingen in ’Jaaaa’, zegt Stacy op de vraag of ze, nu ze erop terugkijkt, combinatie met de vraag hoe ontmoet je en verbind je met er weer voor zou gaan. ‘Dat zou ik zeker doen en ook aan elkaar in de Corona tijd zorgden voor een grootsere opzet. anderen aanraden. Tuurlijk zijn er ook mindere kanten.

Wat begon met een dagdeel, werd een soort van zwaan kleef Maar als je ziet dat zoveel mensen er naast hun werk tijd in aan… We hebben toen geprobeerd alles te bundelen. Maar willen steken. En daarbij tel je ook nog eens alle reacties. hadden al wel het idee dat we hiervoor externe deskundigheid Want daar doe je het voor. Niet voor die reacties, maar voor nodig hadden. Ook gezien de enorme tijdsdruk die inmiddels je collega’s. Dat geeft zo’n goed gevoel. Mensen die bij jou was ontstaan. En ja, een van onze collega’s die van plan was enthousiast terugkomen over een coaching in deze moeilijke naar Het Grootste Kennisfestival van Nederland in Deventer te tijd. Dat is heel mooi.’ gewoon jullie idee gejat’, lacht Rudmer. ‘Maar zo werden jullie ook 1 van de 3 partijen die we gevraagd hebben voor een offerte en uiteindelijk de partij die we uitgekozen hebben. We waren op zoek naar full service. Kijk, we wilden een week lang ontmoeten, verbinding, leren en ontwikkelen en vitaliteit. En we zaten al na de zomer. Hadden nog maar 10 weken om het neer te zetten. Voor alle 12000 medewerkers van de gemeente.

‘Open minded’ op zoek

Stacy vertelt aansluitend waarom het festival zo’n succes werd. ‘Omdat mede-werkers aanhaakten, die dit naast hun gewone werk wilden doen. Het was helemaal iets nieuws.
En daarmee ook een fijne onderbreking van je normale werk. Zeer welkom, zeker tijdens Corona, waar het alleen achter je laptop zitten thuis soms wel wat saai wordt. Dit bracht wat leuks in die tijd. En mooi natuurlijk. We zijn er met elkaar heel ‘open minded’ in gegaan. Dat gezamenlijk zoeken en ontwikkelen. Met heel veel verschillende collega’s is echt heel belangrijk voor het succes. Dat is denk ik voor andere organisaties die eraan beginnen een goede les. Maak er een dialogisch proces van. In ons geval zelfs zonder planning, zonder budget en zonder capaciteit. Wij hebben het met elkaar op enthousiasme gedaan. En dat is heel mooi om te zien.’

Houd het klein

Een andere succesfactor is dat we het kernteam wel klein hebben gehouden. Zodat je bij het nemen van besluiten wel makkelijk knopen kunt doorhakken. Uiteindelijk waren er wel 80 mensen betrokken. Maar de kern was klein. En ja… dat merk je nu al met de vervolgeditie. Dat als er meer tijd is, er ook meer ruimte komt voor bureaucratische processen. Moeten er notities komen; veel meer mensen in besluit- vorming meengenomen worden en dat maakt het wat ingewikkelder. Wat dat betreft was de tijdsdruk bij nummer 1 ook in ons voordeel. Dat we het ‘light’ konden organiseren.

Timing is cruciaal

En niet te onderschatten. We hebben ook echt eigen plekken geregeld voor de workshops. Goed uitgelicht en met een mooie achtergrond. Met een goede internetverbinding via een kabel in plaats van Wifi om niets aan het toeval over te laten. Iedereen een heuse, eigen tent waar de workshops plaatsvonden.
HET WAS EEN GROOT FEEST, HEEL BIJZONDER OM IN EEN EIGEN THUISBUBBEL TE ZITTEN WETENDE DAT 700 MAN DAT OOK DOET. EN DAN TOCH ZÓ VERBONDEN VOELEN. IK BEN ER NOG STEEDS VAN ONDER DE INDRUK.

Zou zo weer doen

En als dagvoorzitter Dolf Jansen. En dagvoorzitter is dan eigenlijk niet de goede benaming. Hij slaagde er echt in om die ‘festivalvibe’ neer te zetten. Met zijn snelheid, humor en nieuwsgierigheid. Hij was heel goed gebrieft, waardoor hij heel losjes de dag doorkon. Met de aftrap en de afsluiting op het hoofdpodium, maar ook tijdens zijn zogenaamde ‘Deepte Interviews’ met veelkleurige gasten. Echt een niet te onderschatten factor voor het succes van de dag. Hij zette echt de energie aan!

Live sessies voor verbinding

‘En ook ‘overall’ voor de organisatie is het goed’, vult Rudmer aan. ‘Het ging om vitaliteit, maar ook verbinding. En dat is goed gelukt. Vooral ook door iedere dag te starten met een live sessie. Die droegen daar echt aan bij. Werd gewoon ervaren als een cadeautje aan de organisatie. Dat bleek ook uit de evaluatie. Die trouwens helemaal superpositief uitviel. 94% wil het festival volgend jaar terug zien. En leuk om te zien dat het als voorbeeld wordt meegenomen in andere programma’s. Het wordt gezien als inspiratiebron.’

Laatste tips

‘Een tip is nog wel even goed te kijken naar individuele sessies. Die zaten bij ons heel snel vol. Logisch natuurlijk
in een zo’n grote organisatie. We hadden er 50 gepland.
Best veel. Maar we hadden 1200 mensen die meededen dus dan is het weinig. Maar iedereen weet nu wel dat we dit soort dingen aanbieden. Ook gedurende de rest van het jaar.’

Overige tips:

  • Zoek minimaal 3 mensen die ‘commited’ zijn
    • Met Een sterk geloof dat het meerwaarde heeft
  • Zorg voor budget
  • Mensen in het team, die gevoel hebben voor een goede timing
  • Kies een zogenaamd ‘attractive image’ om intern mee de boer op te gaan:
    • Om energie van iedereen die mee wil doen te richten
    • Bijvoorbeeld een plaatje van een virtueel festivalterrein
  • En vooral: veel lol en humor

Ontmoeten, leren en inspireren

16 | 17 | 18 | 19 november 2020

Starten met een zogenaamde foldersessie, waarin
we de festivalnaam, stijl en vormgeefrichting bepalen

Een eigen technisch platform maken op maat in look & feel van jouw festival.

Samen zorgen we voor een gaaf programma en de goede content op de website.

Lanceren website met een mooi programma, blokkenschema, prikbord, boekenmarkt of andere zaken die belangrijk zijn.

Uiteraard inclusief aanmeldmodule/facturatiemodule en reserveringmogelijkheid

Eventueel ondersteunen we in marketing en promotie.

Bouwen van alle technische faciliteiten die nodig zijn voor perfecte vastlegging van het event.

Creëren van een mooi podium/studio met alle technische faciliteiten bij jou op locatie om op de dag zelf te zorgen we voor mooie vastlegging.

  • Uiteraard is er een helpdesk voor vragen van de online deelnemers.
  • En zorgen we tijdens het hele traject voor veilig dataverkeer.

Achteraf zorgen we voor montage van alle sessies zodat ze terug gekeken kunnen worden op het online platform.

Maken van een mooie aftermovie.

Plan van
aanpak in
10

Stappen

INTERVIEW NICOLE WAANDERS | GEMEENTE ASSEN

Kies een helder thema

en een mooie mix van

INHOUD

EN PLEZIER

We interviewden Nicoline Waanders. Programmaleider organisatieontwikkeling bij de gemeente Assen en één van de initiatiefnemers en drijvende kracht achter het Asser Ontwikkelfestival. Een volledig online festival voor alle medewerkers van de gemeente Assen afgelopen 7 januari van 9.30-16.00 uur.

INTERVIEW NICOLE WAANDERS | GEMEENTE ASSEN

Kies een helder thema

en een mooie mix van

INHOUD

EN PLEZIER

We interviewden Nicoline Waanders. Programmaleider organisatieontwikkeling bij de gemeente Assen en één van de initiatiefnemers en drijvende kracht achter het Asser Ontwikkelfestival. Een volledig online festival voor alle medewerkers van de gemeente Assen afgelopen 7 januari van 9.30-16.00 uur.
We vroegen haar naar de ervaringen, aanpak en het proces wat het organisatieteam doorliep om zo’n groots festival neer te zetten. En natuurlijk naar tips en adviezen die ze heeft voor anderen.

Werk
geluk

Niet kopiëren

Probeer vooral niet te kopiëren was haar eerst advies. Uiteraard kun je veel onderdelen uit de aanpak van anderen gebruiken, maar maak er wel maatwerk van voor je eigen organisatie. Bedenk vooral van tevoren heel goed wat het je als organisatie moet brengen en wat je wilt dat er gebeurt op zo’n festival. En dat is altijd uniek.
HET GROOTSTE COMPLIMENT? DAT HET VANZELFSPREKEND LEEK DAT ER EEN VOLGEND FESTIVAL KOMT EN DAT HET COLLEGE DAAR ZELF OM VROEG!

‘Open minded’ op zoek

Stacy vertelt aansluitend waarom het festival zo’n succes werd. ‘Omdat mede-werkers aanhaakten, die dit naast hun gewone werk wilden doen. Het was helemaal iets nieuws. En daarmee ook een fijne onderbreking van je normale werk. Zeer welkom, zeker tijdens Corona, waar het alleen achter je laptop zitten thuis soms wel wat saai wordt. Dit bracht wat leuks in die tijd. En mooi natuurlijk. We zijn er met elkaar heel ‘open minded’ in gegaan. Dat gezamenlijk zoeken en ontwikkelen. Met heel veel verschillende collega’s is echt heel belangrijk voor het succes. Dat is denk ik voor andere organisaties die eraan beginnen een goede les. Maak er een dialogisch proces van. In ons geval zelfs zonder planning, zonder budget en zonder capaciteit. Wij hebben het met elkaar op enthousiasme gedaan. En dat is heel mooi om te zien.’

Kies een helder thema en een mooie mix van inhoud en plezier

Uiteindelijk is als onderwerp voor het festival gekozen voor 1 van de 5 thema’s uit het verhaal van Assen: WERKGELUK

Maak gebruik van de talenten van eigen collega's

Inhoudelijk is een mooie mix gezocht van inhoud en plezier. Met een pubquiz en bingo, maar ook veel goede verhalen. Van externe topsprekers, maar vooral ook door het inzetten van alle talenten en kennis van eigen collega’s van de gemeente. Zodat het echt eigen werd. De uitdaging daarbij was nog wel om een programma met voor elk wat wils te maken. Dus niet alleen leuk en interessant voor collega’s op kantoor, maar ook voor de collega’s die buiten werken bijvoorbeeld. Dat is gedeeltelijk gelukt, maar zeker voor die laatste groep willen we volgende keer nog meer bieden.

Zoek verbinding maar werk met een kleine compacte werkgroep

Vanaf de start is er direct contact gezocht met allerlei andere initiatieven in de organisatie. Om te verbinden met wat er al was, zoveel mogelijk mensen mee te laten doen en ervoor te zorgen dat niet een select groepje het hele festival invult. Met daarbinnen een kleine compacte werkgroep, die de projectleiding op zich nam . De groep had de energie en het lef om stappen te zetten. Soms net wat buiten de gebaande paden. Kortom: kies mensen in de werkgroep niet op basis van functie maar op basis van energie, ervaring en verbinding met de organisatie.

Maak gebruik van expertise van buiten

Heel bewust hebben we in een vroeg stadium contact gezocht met Het Grootste Kennisfestival. Om gebruik te maken van hun kennis en ervaring op met name het logistieke en technische stuk en hun expertise in het bouwen van een (online) kennisfestival. Zodat dat heel goed geregeld was en wij ons op de inhoud konden concentreren.

Lef, daadkracht, budget en tijd. In die volgorde

Uiteindelijk moet je natuurlijk ook een aantal WE randvoorwaarden regelen. Alhoewel lef en daadkracht van

Vanzelfsprekend dat er een volgende keer komt

‘Een tip is nog wel even goed te kijken naar individuele sessies. Die zaten bij ons heel snel vol. Logisch natuurlijk in een zo’n grote organisatie. We hadden er 50 gepland. Best veel. Maar we hadden 1200 mensen die meededen dus dan is het weinig. Maar iedereen weet nu wel dat we dit soort dingen aanbieden. Ook gedurende de rest van het jaar.’

INTERVIEW LEILA VAN ZAAL | GEMEENTE DEN HELDER

Toen al die spullen

binnengereden werden

was ik

wel verrast

We hoorden van de collega’s van de gemeente Den Haag over hun online kennisfestival en de samenwerking met Rudie en Kornelis. En ja, waarom het wiel twee keer uitvinden? We namen contact op en het festival afgelopen week op 21 en 22 juni was het resultaat. Eigenlijk verliep alles super.

INTERVIEW LEILA VAN ZAAL | GEMEENTE DEN HELDER​

Toen al die spullen

binnengereden werden

was ik

wel verrast

We hoorden van de collega’s van de gemeente Den Haag over hun online kennisfestival en de samenwerking met Rudie en Kornelis. En ja, waarom het wiel twee keer uitvinden? We namen contact op en het festival afgelopen week op 21 en 22 juni was het resultaat. Eigenlijk verliep alles super.

Duurzamen
inzetbaarheid

Ons doel was kennis delen en medewerkers op een leuke manier bewust te maken van het nut en de noodzaak van duurzame inzetbaarheid en de mogelijkheden die je hebt en die je zelf kunt pakken (regie) als medewerker. We wilden het festival ook gebruiken om elkaar weer (online) te ontmoeten in corona tijd. Daarom hadden we naast inhoudelijke lezingen en sessies ook een bingo met Patty Pam Pam en een kennisquiz met een collega van ons. Aangevuld met muziek natuurlijk. En niet te vergeten een heuse kooksessie met Patrick en zijn keukencollega’s hier vanuit het bedrijfsrestaurant. Hilarisch. 

Wist wel dat het professioneel zou zijn, maar zo…?

Maar de inhoud stond voorop.

Zo waren de sessies over keuzes maken, werkgeluk en ‘wat kun je leren van een topsporter’ misschien wel het best bekeken. Het programma was super gevarieerd. Van topsprekers zoals Kevin Weijers en Ferenc van Damme tot heel veel collega’s die hun kennis en ervaringen deelden. Er was een stijl ontwikkeld, passend in onze huisstijl, maar wel echt met een festival uitstraling. Een website met alle sessies en de mogelijkheid om je eigen programma samen te stellen en te reserveren. En waar alles terug te kijken is sinds gisteren. Onze doelstelling om de helft van alle collega’s mee te laten doen hebben we behaald. Er kwam een teaser om het aan te kondigen en nu is er ineens een aftermovie. Jammer dat het alweer voorbij is. Maar we gaan voor een vervolg. Misschien wel samen met meer gemeentes hier uit de buurt. Nu weet ik wat het inhoudt en ben ik ook niet meer verrast als hier ineens twee vrachtwagens met techniek voor de deur staan. Dat had ik eigenlijk niet verwacht. Wist wel dat het professioneel zou zijn, maar zo…? Dat maakte het helemaal af.

WAT MAKEN
WE SAMEN

We creëren een online omgeving waarin het online festival (en eventueel het fysieke festival) en worden verweven. Basis hiervoor is ons eigen technisch platform dat we hebben gebouwd. Of je nu deelneemt aan het fysieke event, online wilt deelnemen of kiest voor een mix. Je komt allemaal op dezelfde online omgeving. Waar je het programma kan vinden. Het blokkenschema ziet en waar je je aan kan melden voor het festival. Uiteraard is de vormgeving van de online omgeving helemaal op maat in jullie gewenste huisstijl.

De deelnemer kiest dus zelf op welke manier hij of zij wil deelnemen. Na aanmelden krijgt een deelnemer automatisch een factuur als dat van toepassing is en toegang tot het programma op basis van het gekozen ticket. Dit is allemaal geïntegreerd in de online omgeving. Tijdens het aanmelden maakt elke deelnemer een eigen account aan. Vervolgens kunnen deelnemers hun eigen programma samenstellen uit het festival. De reserveringsmodule maakt onderdeel uit van het technisch platform.

Met het account hebben deelnemers op de festivaldag zelf online toegang tot de sessies en programmaonderdelen (van hun keuze) en daarnaast kunnen alle deelnemers via het eigen account opgenomen sessies terugkijken op hun eigen gekozen moment.

IN GESPREK MET RUDIE EN KORNELIS
We spraken Ewald, onze vormgever vanaf de eerste start
van Het Kennisfestival, over zijn rol in het creëren van sfeer
tijdens de online en hybride edities. Over het doorvertalen
van de stijl van offline naar online, maar ook het creëren
van een hele nieuwe stijlen voor alleen online events.
Ewald stond aan de wieg van alle uitingen die we deden.
En had dus een enorm belangrijke rol in waar we nu staan.
Ook gaf hij deze krant vorm en moet dus voor het eerst in
al die jaren ook z’n eigen interview opmaken…

VANUIT GEVOEL


Ontwerpen,dan gaat het vanzelf​

Altijd weer door
Wat ik vooral interessant vind is de manier zoals het gaat. Wij werken natuurlijk vanuit vroeger al samen. Begonnen met inhoudelijke sessies, masterclasses en allerlei kleinere dingetjes. Het mooie daarbij is dat jullie verder kijken. Je bent ergens en kijkt dan alweer vooruit. Masterclasses waren wat het was. Voor anderen zou dat genoeg zijn. Maar jullie niet. Het moest anders. Een festivalsfeer uitstralen. Altijd weer door. En dat vond ik mooi. En het hielp wel, dat ik de vormgeving van festivals als Dauwpop en Ribs & Blues in die tijd verzorgde. Dat droeg bij aan hoe ik ernaar keek. Jullie hebben de capaciteit om vanuit wat er is in de markt, alweer verder te kijken. De festivalsfeer vertalen naar de traditionele congresmarkt. Waardoor mensen het behalve interessant ook leuk vinden. En dat nu doorzetten online. Dat is de crux. Dat zie je in deze crisistijd nu natuurlijk nog veel beter. Iedereen wil ineens alles online. Daarin liepen jullie al voor.

Niet analytisch ontwerpen maar vanuit gevoel

En je ziet dat het zich ook steeds verder doorontwikkeld.
Eerst natuurlijk Het Kennisfestival in Deventer in het Havenkwartier. Naar de afgelopen editie in de binnenstad, die echt hybride was. Maar wel allebei vanuit beleving opgezet. Waarbij het goed uitkomt, dat we alle drie heel muziek-minded zijn. En je ziet dat de vormentaal, die we gekozen hebben heel goed past en blijft passen. Eigenlijk gaat dat naadloos in elkaar over. En ik denk dat dat komt omdat de inhoud klopt. Voor mij is alles een logisch vervolg op elkaar. En omdat het klopt is het ook makkelijk ontwerpen voor mij. De verhouding sprekers versus muziek. De goede ‘vibe’. Dan is het voor mij ook makkelijk om dat festivalgevoel ook in vorm toe te voegen. Ik denk dan niet vanuit de sprekers. Dan zou je het analytisch benaderen. Ik doe het vanuit gevoel. En dan gaat het als vanzelf.

Het type uitingen verandert Kijk, jullie hebben het bedacht op Lowlands om het zo te gaan doen. Ik kijk ook naar de festivals waar ik de vormgeving deed. Als je kijkt naar Dauwpop, daar is naast vaak een puike line- up, de ‘vibe’ heel goed. En nu alles online gaat verandert er dan niet eens zo veel. Niet qua ontwerp. Wel natuurlijk in type uitingen. Dat is misschien wel juist het moeilijke. De sfeer van off- naar online brengen. Technisch gezien is het ontwerpen niet anders, maar de sfeer pakken in online. Ja dat is het.
Dat is moeilijker. En dan maakt het ook een groot verschil of het festival al bestond, zoals bij jullie, of nieuw is. Bij jullie is dat oké. Want je kent het festival al. Dan is het een kwestie van de sfeer behouden. Maar een nieuw festival neerzetten is veel ingewikkelder. Dan moet de sfeer, die hele ‘vibe’, nog ontstaan. Als die al goed is, is het veel makkelijker. En dan past alles natuurlijk ook goed. Want ik ben dan creatief in vorm, maar jullie zijn dat natuurlijk in de ontwikkeling van het concept. We spreken dezelfde taal. Daardoor is het voor mij ook makkelijk. Samen pionieren kun je het wel noemen. Vanuit mijn liefde voor muziek en festivals. En dat in combinatie met de creativiteit bij jullie creativiteit in het concept. Dan komt het allemaal veel makkelijker uit je handen.
EEN OPTELSOM VAN CREATIVITEIT EN CREATIVITEIT
Creativiteit trekt ook analytische mensen aan Bij de andere festivals in deze krant werkte het weer wat anders. Het Deep Democracy Event bijvoorbeeld. Daar was al een ‘look and feel’ voor. Die heb ik alleen in vormgeving doorvertaald. En bij de festivals voor de gemeenten Assen en Den Haag geldt een beetje hetzelfde. Daar liggen al huisstijlboeken. Bij Het Kennisfestival ben ik wat vrijer. Kijk maar eens naar deze krant zelf. Daar gaan we gewoon weer een stap verder. Als je zoiets ergens neerlegt, stuit het vast op wat weerstand. Omdat het niet conform huisstijlboekje is. Maar het mooie is wel dat de creativiteit die van de festivals afspat mensen aantrekt. Ook degenen die misschien wat analytischer denken. Met als gevolg dat die jou toch weer wat meer vrijheid geven. Dat zie je wel aan de stijl van die festivals voor gemeenten. Die zijn toch vrolijker en kleurrijker dan het huisstijlboek voorschrijft. Kijk de festivaldeelnemers moeten natuurlijk wat leren, maar ze moeten het ook leuke dag hebben. Eigenlijk moet het zo zijn, dat ze op hun vrije dag ook naar zo’n festival zouden willen komen. Dan doe je het goed. Werk en privé lopen dan misschien wat meer door elkaar. Maar dat is eigenlijk wat je 6 jaar geleden met de start van de Kennisfestivals al hebt ingezet. Voorop blijven lopen is dus de sleutel. Dat blijkt maar weer.

De online omgeving biedt een grote variatie aan vormen.

Livestream voor keynote sessie, theater of muziek met de mogelijkheid om via een chat live vragen te stellen aan de spreker. Inschrijving voor 1 op 1 coachingssessies, workshops via Teams of Zoom of andere applicaties. Een muziekcafé met live DJ. Een spotify-playlist die wordt samengesteld door de deelnemers zelf om tussendoor lekker even te hardlopen of te wandelen. Of een Kennisquiz met de deelnemers. De mogelijkheden zijn legio. Dit kan allemaal geïntegreerd worden op ons platform. Maar ook digitale koffiecorners voor onverwachte ontmoetingen of blinddates. Een digitaal prikbord (die ook op het fysieke event zelf zichtbaar is) en waar je zowel online als bij het fysieke event post-its kan toevoegen met vragen, aanbod inspiratie etc. Of een online (boeken)markt waar je je een mooi boek of artikel kan vinden of andere relevante zaken kan aanbieden. Echt een omgeving waar je een festivalgevoel ontstaat.

De online omgeving biedt een grote variatie aan vormen.

Is een Hybride festival
de toekomst of bestond
het al veel langer?

ONLIVE

RUDIE JANSMAN EN KORNELIS WETSEMA OVER
HET FESTIVAL VAN DE TOEKOMST

Voor de crisis, waar we vorig jaar plots in belandden, zagen wij al dat opnames van lezingen op Het Kennisfestival bij elkaar bijna 50.000 keer bekeken waren. Het idee om daarvoor zelf een online platform te ontwikkelen hadden we dan ook al voor maart 2020 in gang gezet. De ‘lockdowns’ waar we in belandden versnelden dat proces enorm. Toen we in september vorig jaar op 1.5 meter wel weer een korte periode bij elkaar mochten komen, bedachten we wel dat veel mensen thuis zouden willen of moesten blijven. We boden ze aan om online mee te doen.
Op de meeste podia in de binnenstad van Deventer hadden we een camera gericht. Ook mensen die er live bij waren konden zo nog eens heel veel terugkijken. Ons eerste ‘echte’ hybride evenement was een feit.

Tijdens de volgende ‘lockdown’ kwamen we er bij de online festivals die we samen met partners organiseerden -je leest er in deze krant veel meer over – dat er online veel meer mogelijk is dan alleen een camera op
een podium richten.

En daar is het antwoord op de vraag ‘is een Hybride festival de toekomst of bestond het al veel langer?’. Het bestond al veel langer maar wij pakken het vanaf nu wel anders aan, waardoor het vast en zeker toekomstbestendig is.

Een Hybride festival is, wat ons betreft, geen online event waar ook publiek bij is. En dus ook geen live event, dat ook wordt gelivestreamd. Dat zou meer dan één stap terug zijn. Het is een festival dat zowel live is als online: ONLIVE

Het maakt niet meer uit of een deelnemer meedoet aan het live event, het online event of een mix daarvan. Met een Hybride festival bedoelen we een festival dat zowel live is als online. Vanaf de start ontworpen en gemaakt voor een live en een online publiek. En dus ook sessies, die alleen voor online publiek bedoeld zijn. Denk maar eens aan een spreker die van het podium met publiek, dat trouwens ook ge-livestreamd wordt, afstapt en vervolgens in Teams of Zoom nog een sessie doet. Maar ook een liveoptreden van een spreker, waarbij iemand van achter zijn bureau thuis, via de chat een vraag stelt. Zo wordt een hybride evenement een heuse belevenis voor zowel de live aanwezige als de online deelnemers. De online doelgroep wordt 1-op-1 betrokken bij het live evenement en haar aanwezige bezoekers.

De voordelen van een hybride evenement? Die zijn er natuurlijk genoeg… het bereik wordt veel groter.
Zowel qua aantal, maar ook qua type publiek. Nieuwe groepen kunnen betrokken worden. Deelnemers kunnen vooraf al via hun account een online masterclass van de spreker volgen met wie ze tijdens het Festival zelf
in gesprek gaan. Maar ze kunnen ook beslissen ‘s morgens thuis mee te doen en ‘s middags naar het festivalterrein te komen of andersom. Leuke tools als een online prikbord of chatrooms zorgen voor onverwachte ontmoetingen. En natuurlijk. Je kunt veel sneller schakelen als het event fysiek niet door kan of mag gaan. De voorbereidingen voor ‘online’ zijn al getroffen.

Enthousiast geworden? We kijken graag wat de mogelijkheden zijn.

Bel Rudie (06) 53 37 06 67 of Kornelis (06) 29 09 05 95