Hoe start je met het organiseren van je kennis-event!

De foldersessie: creëer de vibe

De eerste vibe is een daalder waard! Het is essentieel dat je bij de start van de organisatie van je kennis-event zo snel mogelijk de juiste energie creëert met de mensen die willen. Een van de belangrijkste onder delen van een geslaagd event is namelijk het juiste gevoel hebben én houden. Dit doe je door vanaf het allereerste begin een vliegwiel te creëren, een rijdende trein waarin bij elke halte steeds meer mensen instappen.

Een succesvolle aanpak om direct vanaf het begin de ‘we gáán gewoon’-mindset te creëren, mensen enthousiast te maken en te betrekken en meteen vaart te maken is de foldersessie. Dit is dé start van je traject om tot een succesvol event te komen. Zo’n foldersessie kun je al meteen doen, nog voordat er een begroting wordt opgesteld.

Wat is een foldersessie?

De foldersessie is een korte, energieke, vrijblijvende brainstormsessie waarin je met een diverse groep mensen visualiseert hoe het ideale event eruitziet zonder dat je hierbij belemmerd wordt door dingen die op voorhand niet kunnen. Dit is de zogenoemde futuring-techniek waarbij je vooruitkijkt en het event dat nog niet bestaat, al wel visualiseert.

De centrale vraag waar het in de foldersessie om draait, is heel simpel: wat zou er in een folder over het event staan als het event al bestond? Deze vraag werkt zo goed omdat als het event al zou bestaan, er geen discussie meer is over de naam, de datum of de locatie. Die zouden dan allemaal al gewoon vaststaan. Net als het thema en het aantal podia. In een goede folder van een nog niet bestaand event staat zelfs ook een klein doorkijkje naar het programma.

Het mooie is dat een foldersessie supermakkelijk te organiseren is, slechts een kleine tijdsinvestering kost voor de deelnemers, laagdrempelig is om bij te dragen, maar wel al enorm veel voor delen en opbrengsten oplevert voor je kennis-event. Mensen vinden het vaak ook enorm leuk om mee te doen.

De foldersessie heeft vier doelen en die worden eigenlijk altijd vanzelf bereikt:

• Input ophalen over hoe het gewenste festival er volgens enthousiaste deelnemers uitziet.
• Direct heel veel draagvlak creëren. Vanaf het begin is het kennis-event van iedereen die aan de brainstorm meedoet, dus niet van maar slechts drie of vier mensen.
• De kans op een positieve besluitvorming vergroten en versnellen. Na het vaststellen van het doel van het event wordt in de foldersessie de keuze voor een kennis-event als vorm vooral bevestigd. De concrete output van een foldersessie helpt decision-makers en partners vervolgens gemakkelijker over de streep te trekken en aan te haken.
• Rijdende trein aanzetten. Met de foldersessie ben je het festival eigenlijk al samen met iedereen die aan de brainstorm meedoet, aan het organiseren. Anders gezegd: na de foldersessie is er eigenlijk al geen weg meer terug, de trein rijdt al.