Leren gaat veel beter als het ook leuk is. Daarom past een kennisevenement in de vorm van een festival echt bij deze tijd. En veel meer dan bij een congres kun je jouw eigen programma samenstellen en is er ruimte voor ontmoeten en verrassing.

Zo ziet dat
er dan uit

In de afgelopen jaren organiseerden we meer dan 40 Kennisfestivals voor:

  • Gemeenten

    Met de gemeente Assen organiseren we ondertussen alweer drie jaar hele gave Kennisfestivals voor eigen medewerkers rondom ‘Het verhaal van Assen’. Van volledig online, tot hybride tot helemaal live. Op het laatste event waren ruim 600 deelnemers live aanwezig en in 2023 gaan we een heel groot festival organiseren met de gemeente en al haar partners.

    Met de gemeente Den Helder organiseerden we voor alle medewerkers het Springplank festival. Eén keer helemaal online en de laatste keer live op het prachtige terrein van de historische scheepswerf Willemsoord. En de gemeente Emmen hielpen we alweer voor de tweede keer met het grote Met Elkaar Festival voor eigen medewerkers.

    Maar de afgelopen jaren mochten we ook mooie kennisevents helpen organiseren voor de gemeente Den Haag, de gemeente Groningen en de gemeente Stichtse Vecht.

  • Gezondheid en welzijn

    Wat was dat een mooi Gezondheidsfestival op 28 november 2022 in de Harmonie in Leeuwarden. Vanuit Hi!Noord hielpen we met de organisatie van Het Gezondheidsfestival voor de drie noordelijke provincies. Met 1.000 bezoekers was het hartstikke vol. Gelukkig maakten we ook opnames van alle sessies op 4 podia waardoor veel mensen de lezingen alsnog kunnen kijken.

    Maar er zijn ook genoeg andere mooie voorbeelden. Begin 2021 organiseerden we samen met de TZA het volledige online Kennisfestival Technologie in Zorg en Welzijn met maar liefst 6.500 online deelnemers.

    En wat hadden we een leuke tijd in Brussel waar we EXPOO (het Vlaamse Expertisecentrum Opvoeden en Opgroeien van het agentschap Opgroeien) mee mochten helpen om het Opgroeien-festival te organiseren. Vier dagen lang draaide alles daar om ouderschap. Met lezingen, werktafels, inspiratiesessies, speeddates, inkijkjes bij inspirerende praktijken, postersessies en boeiende verhalen bij EXPOO-poeder of bij Radio EXPOO.

    Voor VIGO bouwden we in 2019 samen een geweldig Kennisfestival op op hun mooie eigen terrein in Venraij en de afgelopen jaren organiseerden we verschillende online en hybride kennisevents. Zoals in september 2022 de VIGO Kennisdagen met 4 podia op een vaste locatie en een rondrijdende bus met eigen studio die verschillende VIGO-locaties in het land bezocht en vanaf daar gesprekken met collega’s uitzond.

    En voor Zorggroep Oude en Nieuwe Land mochten we een mooi kennisfestival organiseren voor al hun medewerkers, vrijwilligers en relaties op een prachtige locatie.

    Maar ook een mooi festival Eenheid in de Zorg op het klooster in Zenderen of het Twente Beter Kennisfestival in Hengelo

  • Andere voorbeelden

    En zo zijn er nog heel veel andere voorbeelden. Met de Volksbank organiseerden we al een aantal keren Het Impact Festival voor al haar medewerkers, waarbij afgelopen keer ook met een studio in een rondrijdende bus, die misschien wel het meest gewaardeerde podium bleek. Maar ook het Verantwoordingsfestival voor de vo-scholen van Koers vo.

    Met Jitske Kramer en haar collega’s hadden we een prachtig online variant van het Nationale Deep Democracy festival met ruim 700 deelnemers, met Wouter Hart en Thom Verheggen organiseerden we het Verder met de Bedoeling festival en met Rianca Evers organiseerden we het Samensturingsfestival. Dat was zowel met live deelnemers, online kijkers en opnames voor haar online academy.

    En dan vergeten we bijna ons eigen Het Grootste Kennisfestival waarmee het allemaal begon. In 2023 alweer de 8e editie in Deventer en ook al 3 keer in Groningen en 1x in Breda

Van idee

naar festival

Onze aanpak

De naam Kennisfestivals zegt het al. We richten ons op het organiseren van echte festivals, waarbij kennis en inspiratie opdoen de rode draad vormt. Met meerdere podia, je eigen blokkenschema en een mooie locatie. Want leren mag gewoon heel leuk zijn en elkaar ontmoeten is een belangrijk onderdeel.

We helpen bij het zoeken van een locatie, opbouw van een heus festivalterrein met bijbehorende techniek, vergunningen, vormgeving, aankleding, een programma, de website met een blokkenschema en aanmeldsysteem, facturering en natuurlijk de communicatie om deelnemers te werven. Hoeft niet allemaal, we kunnen ook helpen bij één of enkele onderdelen. Met een klein vast team en een groot netwerk aan specialisten hebben we tot nu toe alle vragen goed kunnen invullen.

Bekijk onze tips

Kennisfestivalweek

Dat wil ik ook

Stap voor stap

foldersessie
  • We starten met een foldersessie

    We starten een samenwerking eigenlijk altijd met een foldersessie. Folder? Klinkt dat niet wat ouderwets/ja, nou ja… we maken niet echt een folder, maar gaan met elkaar (max 1,5 uur) aan de slag met de vraag ‘als er een folder zou zijn van jouw festival, wat zou er dan in staan? En niet onbelangrijk: er kan een flinke groep aan meedoen waardoor je direct veel betrokkenheid organiseert. Zo denken we samen na over een thema, een naam, een sfeer, kleuren misschien en de eerste namen voor het programma. Natuurlijk bedenken we hoeveel podia er moeten zijn. En wat komt er straks terug in de evaluatie? Weten we gelijk hoe hoog de lat ligt.

    Start een foldersessie

  • Communicatie & vormgeving

    Hoe zorg je ervoor dat het mooie event dat je met veel energie organiseert ook zoveel mogelijk deelnemers heeft. Ondertussen hebben we heel wat kennis en ervaring van festivalcommunicatie. Vaak helpen we mee. Soms alleen in advies of het maken van een communicatieplan maar vaak ook in de daadwerkelijke uitvoering. Helemaal afhankelijk van de aanwezige kennis en tijd die er bij de opdrachtgever is.

    En het moet er natuurlijk ook heel gaaf uitzien. Zodat je bij de eerste uitingen of een bezoek van de website al zin krijgt in het festival. Vaak maken we een mooie vormgeving waarbij we natuurlijk aansluiten bij de huisstijl van de opdrachtgever.

  • Programma

    Uiteindelijk staat en valt een goed Kennisfestival natuurlijk met een geweldig programma. Daar denken we natuurlijk graag in mee. 20 jaar ervaring in organisatieontwikkeling, veranderkunde en innovatief organiseren, een heel groot netwerk van sprekers en ons platform met online masterclasses helpt daarbij natuurlijk. Eigenlijk maken we altijd samen het programma. Met de specifieke vakkennis van de branche of organisatie gecombineerd met onze kennis lukt het altijd om een mooi programma te maken. Waarbij we natuurlijk ook graag meedenken over een vorm die werkt.

  • Een eigen technisch platform

    Alweer zo’n 5 jaar geleden bouwden we ons eigen technische platform. Wat we in de afgelopen jaren verder uitbreiden en verbeterden. Eigenlijk onmisbaar merken we steeds.

    We ondersteunen er live, hybride en online festivals mee/ We geven het steeds helemaal vorm in de stijl van het festival zodat het er altijd anders uitziet. Maar de onderliggende techniek is steeds hetzelfde. We creëren een online omgeving waarin het fysieke festival (of eventueel het online festival) worden verweven. Of je nu deelneemt aan het fysieke event, online wilt deelnemen of kiest voor een mix. Je komt allemaal op dezelfde online omgeving.

    Sprekers kunnen via een handig invulformulier zelf hun sessie tekst en foto(‘s)invoeren. Het blokkenschema wordt automatisch gegenereerd en is als pdf te printen. Deelnemers kunnen zich makkelijk aanmelden en we kunnen we reserveringen regelen als dat nodig is en desgewenst de facturatie automatisch instellen.

    Maar ook allerlei extra’s als een online prikbord, een inspiratiepagina of een boekensite en achteraf kunnen opgenomen sessie teruggekeken worden of kan je nagenieten van een aftermovie en de foto’s. Er is veel mogelijk.

  • Techniek

    Onmisbaar op elk event dus dat moet sowieso op orde zijn. We werken natuurlijk graag samen met de technische mensen op locatie, maar hebben ook een eigen team waarmee we al een flink aantal jaren samen alles invullen. Van de technische voorzieningen -zoals beeld en geluid-, maar ook opnames om achteraf terug te kunnen kijken of streaming van het festival. Is er krachtstroom nodig, is het aanwezige internet geschikt voor streaming, wat moet er aan beeld en geluid op welk podium zijn en hoe kunnen we het mooi aankleden.

  • Locatie, opbouw en aankleding

    Het zoeken van een gave locatie. Zorgen voor alle benodigde voorzieningen: van sanitaire voorzieningen, EHBO, Beveiliging, een evenementenvergunning tot en met de festivalaankleding en de stoelen en tafels.

  • Gebruik van ons festivalterrein

    Wil je echt iets gaafs? Denk dan eens aan het terrein dat wij 2x per jaar opbouwen voor onze eigen Kennisfestivals. Zou dat niet leuk zijn? Om dat te gebruiken voor jouw eigen medewerkers en of relatie evenement? Voordeel is natuurlijk dat we veel kosten kunnen delen en samen een heel gaaf festivalterrein kunnen opbouwen.

  • Projectmanagement/coördinatie

    Afhankelijk van de omvang van een kennisfestival komt er natuurlijk veel bij kijken. Meer dan de meeste klanten van tevoren verwachten. Waar nuttig en nodig vullen we graag het hele projectmanagement in.

Ervaringen van bezoekers en opdrachtgevers

‘We hoorden van de collega’s van de gemeente Den Haag over hun online kennisfestival en de samenwerking met Rudie en Kornelis. En ja, waarom het wiel twee keer uitvinden?’ Wist wel dat het professioneel zijn, maar zo?
‘Inhoudelijk is een mooie mix gezocht van inhoud en plezier. Meteen pubquiz en een bingo, maar ook veel goede verhalen. Van externe topsprekers, maar vooral ook door het inzetten van alle talenten en kennis van eigen collega’s van de gemeente. Zodat het echt eigen werd. De uitdaging daarbij was nog wel om een programma met voor elk wat wils te maken. Dus niet alleen leuk en interessant voor collega’s op kantoor, maar ook voor de collega’s die buiten werken bijvoorbeeld.’
‘Het was een groot feest, heel bijzonder om in een eigen thuisbubbel te zitten wetende dat 700 man dat ook doet. En dan toch zó verbonden voelen. Ik ben er nog steeds van onder de indruk.’
Het grootste compliment? Dat het vanzelfsprekend leek dat er een volgend festival komt en dat het college daar zelf om vroeg.’
Rudie en Kornelis gaven het Samensturingsfestival 2022 de uitstraling die het verdient. Ze zijn duidelijk zeer ervaren in eventorganisatie, voelen goed aan wat er nodig is en zijn flexibel genoeg om bij te sturen in het proces Ik heb dat als buitengewoon prettig ervaren.
Samenwerken met Rudie en Kornelis is een genot. Feitelijk zijn ze hun product; je bouwt weliswaar aan een serieus en professioneel event maar het lijkt door hun ondersteuning, werkwijze en input meer op een feestje. Ze bewaken productie deadlines en financiën en zetten je inhoudelijke agenda onder voortdurende creatieve hoogspanning. Hun bijdrage aan het succes van het Noord-Nederlandse gezondheidsfestival is moeilijk te overschatten!

Voor deze organisaties hebben we al inspirerende en succesvolle kennisfestivals georganiseerd

Inhoudelijke

Tips

Ondertussen hebben we al een flink aantal festivals georganiseerd en we kunnen dus heel wat ervaring delen. Je kan er bijna een boekje over schrijven . Zijn we trouwens ook mee begonnen dus wie weet binnenkort….

Maar voor nu alvast wat tips:

Een goed programma maken is relatief makkelijk…

Misschien herkenbaar. Je verliest je helemaal in een geweldig programma. En het moet natuurlijk wel helemaal af zijn voordat je naar buiten treedt.
En uiteindelijk begin je veel te laat aan een goede website en de communicatie met potentiële deelnemers. Gek genoeg maken we dat hartstikke vaak mee.

Dus zorg in je project organisaties altijd ook voor een team wat zich bezighoudt met deze communicatie. Begin er echt vroeg mee want het is altijd meer werk dan je van tevoren bedenkt voordat de vormgeving klaar is en er een goede website staat.
En belangrijk: zorg bij de eerste communicatie voor een website met alvast de eerste sprekers die bekend zijn. En waar je je aan kan melden of op z’n minst kan aangeven dat je graag op de hoogte gehouden wilt worden.
Want vaak staan we te popelen om over mooie plannen te vertellen. In een mailing, op LinkedIn of andere social media. Weggegooide communicatie wat ons betreft, als er nog geen plek is om naar toe te verwijzen. Een website waar in ieder geval al wat eerste informatie staat. Want er moet wat te klikken zijn en minstens net zo belangrijk…als iemand klikt moet ‘ie niet teleurgesteld raken.
Want hoe leuk het ook is om je plannen direct te delen, en hoe goed dat soms ook is omdat er over praten betekent dat je ook niet meer terug kunt, het is jammer een boodschap te verspillen als mensen geen extra informatie kunnen krijgen of bij voorkeur…zich al kunnen aanmelden.
De lancering van de website betekent natuurlijk niet dat het hele programma bekend is natuurlijk. Als de sfeer en vorm maar direct helder is en de eerste headliners bekend zijn is dat genoeg. Zo doen muziekfestivals dat natuurlijk ook. En zo creëer je voor jezelf nog veel extra communicatiemomenten als er weer een mooie nieuwe spreker bekend is.

Werken met scenario’s

We komen wel eens mensen tegen die lang twijfelen over het organiseren van een evenement. Logisch ook want als je eraan begint wil je het goed doen. En niet alles is van tevoren te overzien. De kosten bijvoorbeeld. Die kunnen nogal oplopen. Dus, je moet je risico’s, zeker als je zelf kaartjes gaat verkopen goed afwegen.

Toen wij begonnen sprak tijdens de eerste editie van Het Grootste Kennisfestival onder andere Thomas Blekman. En grappig, want als je iets van 60 lezingen op een dag aanbiedt kun je nooit overal aanwezig zijn, maar hier pikten we een stukje van mee. Precies raak. We herkenden ons in zijn theorie van ‘Affordable Loss’. Oftewel…kijk wat je kunt missen. En begin van daaruit te rekenen. Dat was precies zoals wij waren gestart. De eerste begroting betekende dat we 7.000,- per persoon kwijt zouden zijn als het helemaal mis zou gaan. Nou dat was op dat moment te overzien voor ons. Van daaruit zijn we verder gaan bouwen. Steeds wat erbij als er weer een serie kaarten was verkocht. Tent er bij, extra techniek, een bandje. Alleen als we het ons konden veroorloven. En het liep als een dolle. We verkochten gelijk 1300 kaarten. Dus die eerste begroting kon al snel in de prullenmand. We hadden voor ons doen gelijk een mega event. Maar helemaal zonder financiële kopzorgen of stress over de risico’s.
En zo werken we eigenlijk nog steeds. Van te voren denken we goed na over scenario’s. Bijvoorbeeld een festival terrein voor 500 , 1000 en 1500 deelnemers. Daartussen is het snel schakelen. Het past goed bij de hiervoor beschreven ‘affordable loss’-theorie. Want we gaan pas over naar een groter scenario als we daadwerkelijk de kaarten verkocht hebben.
Maar het gaat niet alleen om aantallen mensen. Maar we houden tegenwoordig ook rekening met externe omstandigheden als Corona. Kunnen we snel schakelen van fysiek naar hybride bijvoorbeeld of naar volledig online. We hebben vanaf het begin ons technisch platform zo ingericht dat we heel makkelijk kunnen switchen. Toen we bij de eerste Corona golf van fysiek naar hybride moesten, van een grote festivalterrein na bestaande locaties in de Deventer binnenstad hadden we dat met 1 dag bellen geregel. Omdat het scenario al klaarlag.
En tijdens de tweede ‘corona jaar’ hebben we de scenario’s ook direct gedeeld met de sprekers en de deelnemers die zich inschreven. Het had deze strekking:
Op 15 juni organiseren we Het Grootste Kennisfestival in Deventer live. Mocht dat live niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het festival naar 16 september en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig online event.

Kies een vorm die aansluit bij de inhoud

Best voor de hand liggend natuurlijk. In de veranderkunde is het al jaren een bekend principe “van A naar B, volgens de principes van B”. Dit wil zeggen dat je het proces om te komen tot de gewenste situatie, inricht op basis van elementen uit deze gewenste situatie.

Je staat dus stil bij waar je als de organisatie naar toe wil. Vanuit deze elementen (de principes van B) richt je het proces in. Dus handel direct in het veranderproces al hoe je morgen wilt dat de organisatie wordt. Wil je minder bureaucratisch worden, schrijf daar dan geen dik rapport over, maar hooguit een notitie van 1 A4’tje. Wil je bewegen naar zelforganisatie en autonomie van medewerkers? Richt dan geen strakke topdown project in maar pak het samen met de professionals op.
Als je naar de inhoudelijke onderwerpen kijkt bij veel kennisevents gaat het bijvoorbeeld om persoonlijk leiderschap, innovatief organiseren, zelforganisatie, wendbaar organiseren, teaming en werkgeluk. Je zou verwachten dat de vorm van het event aansluit bij deze thema’s maar in de meeste gevallen gaan de events inhoudelijk over autonomie en eigen keuzes maken maar is het events heel strak georganiseerd met minimale bewegingsvrijheid voor de deelnemers. Bij het plenaire programma in de grote zaal gaat er een bel of gong en is het wel de bedoeling dat iedereen dan naar de zaal gaat en kan je niet bij de bar blijven staan, ook niet als je daar net een waardevol gesprek had. Misschien overdrijven we wat maar we denken echt dat dat beter kan.
Het is in ieder geval een belangrijke reden voor ons geweest om al weer bijna 10 jaar geleden te beginnen met Het Grootste Kennisfestival van Nederland. Omdat het thema ‘innovatief organiseren’ niet past bij een vorm als een traditioneel congres. Het vraagt om een vorm waarbij de deelnemers z’n eigen programma bepaalt en lekker kan zwerven over een festivalterrein en verrast worden door sessies waar je toevallig beland. Misschien ken je het wel van muziekfestivals: als je weer wegrijdt van het festival heb je het met je vrienden vaak over die act die je heel erg verraste. Waar je naar binnenstapte omdat het optreden waar je naartoe wilde vol wat. Die verrassing wilden wij ook..
En nog belangrijker: we wilden een event wat voelt als een uitje maar waar je ondertussen echt veel kan leren. Omdat we denken dat leren gewoon leuk kan zijn. Eigenlijk een event waar we zelf graag naartoe zouden willen en waarbij we aan het eind van de dag niet nog steeds veel energie hebben.

Organiseer het vanaf het begin wendbaar

…ORGANISEER HET VANAF HET BEGIN WENDBAAR!.
want fysieke of hybride events zijn dan wel het leukst, maar als dat niet kan is een online kennisfestival een prima alternatief. Beter dan geen event. Blijkt uit alle evaluaties die we deden na online sessies.
Misschien herken je het wel. Je hebt weer een mooi event gepland … Een fysieke ontmoeting heeft de voorkeur maar er zijn ook wat online sessies tijdens het event gepland. Helaas moet je op het laatste moment toch verzetten, omdat een bijeenkomst met groepen niet kan of mag. De energie loop langzaam weg uit het organiserende team en voor je het weet komt van uitstel afstel. Zonde natuurlijk want alhoewel een fysieke bijeenkomst heus de voorkeur heeft, merken we bij de meeste organisaties dat een online kennisfestival toch echt nog weer de voorkeur heeft boven helemaal geen event. Omdat het bijvoorbeeld hartstikke belangrijk is dat medewerkers elkaar blijven ontmoeten en kennis blijven delen. En omdat we ondertussen hebben ervaren dat je ook van een online Kennisfestival iets heel gaafs kunt maken. We delen graag een aantal ervaringen die we in de praktijk hebben opgedaan. Maak bijvoorbeeld bij de start een aantal scenario’s:
Bijvoorbeeld in de tweede week van maart organiseren we voor alle medewerkers van onze organisatie een Kennisfestival. We gaan ervoor om dit een hybride event te laten zijn. Mocht dat niet kunnen of mogen dan laten we het toch doorgaan maar wordt het volledig online.
Je kan natuurlijk ook voor het scenario kiezen om het maximaal 1x te verplaatsen. Dus: in de tweede week van maart organiseren we een fysiek live Kennisfestival. Mocht dat niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het naar de tweede week van juni en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig online.
Door op deze manier scenario’s te maken heeft de projectgroep een duidelijke opdracht en kan je hele heldere afspraken maken rondom locaties, techniek, communicatie en sprekers. Deelnemers weten veel beter waar ze op kunnen rekenen en kunnen daar in hun planning al rekening mee houden. Bovendien weet je dat je bij het maken van het programma en de ontwikkeling van een technisch platform/website er rekening mee houden dat je snel moet kunnen switchen van fysiek/live naar volledig online en daar ook alles op ingericht is. Begin december zijn we met een hybride event waarbij ook de helft van de deelnemers fysiek aanwezig zou zijn in twee dagen volledig geswitcht naar een online event. Dat kon doordat we daar in de voorbereiding al rekening mee hadden gehouden. In onze online festival krant vind je ook nog volop tips en ervaringen. We wensen je voor het nieuwe jaar weer veel inspiratie en gave kennisevents toe.

Een foldersessie

Hoe starten wij met een festival?

Het klinkt misschien wat ouderwets. Maar wij beginnen altijd met een folder. Daaraan voorafgaand zelfs een zoals we het nu noemen met een ‘foldersessie’. In een strak begeleide online brainstorm van ongeveer een uur maken we met de opdrachtgever en andere betrokkenen (totaal meestal zo’n 8-10 personen) een virtuele folder.

We doen als het ware of het festival al bestaat. Want als je er een folder maakt moet je een naam hebben. Een logo. Of in ieder geval een stijl waarin je communiceert. Maar ook een boodschap aan de mensen die je graag op jouw (online) festival zou willen zien. Op wie richt je je überhaupt? Bij een festival voor medewerkers is dat duidelijk. Maar ook dan is het goed om vooraf na te denken hoe je ze wil betrekken. Hoe je ervoor zorgt dat ze komen of gaan kijken. En als je dat dan op wil schrijven, want ja, je hebt voor een folder natuurlijk ook tekst nodig, dan poppen er allemaal vragen op. Welke stijl spreekt aan? Wat wil je dat mensen herinneren als ze op het festival zijn geweest? Hoe zouden ze in 3 woorden het evenement samenvatten? Dat soort vragen stellen we nu dus al vooraf. En misschien wel het belangrijkst…het dwingt je ook na te denken over het programma. Wat zijn de thema’s? Is het vooral zenden of is er interactie? En hoe regelen we dat dan? Je zult zien…als de folder af is, heb je de helft al gewonnen. En door direct aan het begin al veel mensen te betrekken realiseer je direct veel draagvlak en ambassadeurschap.

En kun je er bovendien intern en extern de boer mee op. Collega’s en potentiele partners haken namelijk veel makkelijk aan als (het lijkt of) het er al is. Wil je ook een keer zo’n foldersessie? We helpen je graag.

Kennisevents in onzekere tijden

….want fysieke of hybride events zijn dan wel het leukst, maar als dat niet kan is een online kennisfestival een prima alternatief. Beter dan geen event. Blijkt uit alle evaluaties die we deden na online sessies.

Misschien herken je het wel. Je hebt weer een mooi event gepland … Een fysieke ontmoeting heeft de voorkeur maar er zijn ook wat online sessies tijdens het event gepland. Helaas moet je op het laatste moment toch verzetten, omdat een bijeenkomst met groepen niet kan of mag.

De energie loop langzaam weg uit het organiserende team en voor je het weet komt van uitstel afstel. Zonde natuurlijk want alhoewel een fysieke bijeenkomst heus de voorkeur heeft, merken we bij de meeste organisaties dat een online kennisfestival toch echt nog weer de voorkeur heeft boven helemaal geen event. Omdat het bijvoorbeeld hartstikke belangrijk is dat medewerkers elkaar blijven ontmoeten en kennis blijven delen. En omdat we ondertussen hebben ervaren dat je ook van een online Kennisfestival iets heel gaafs kunt maken.

We delen graag een aantal ervaringen die we in de praktijk hebben opgedaan.

Maak bijvoorbeeld bij de start een aantal scenario’s:

  • Bijvoorbeeld in de tweede week van maart organiseren we voor alle medewerkers van onze organisatie een Kennisfestival. We gaan ervoor om dit een hybride event te laten zijn. Mocht dat niet kunnen of mogen dan laten we het toch doorgaan maar wordt het volledig online.
  • Je kan natuurlijk ook voor het scenario kiezen om het maximaal 1x te verplaatsen. Dus: in de tweede week van maart organiseren we een fysiek live Kennisfestival. Mocht dat niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het naar de tweede week van juni en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig onlin.

Door op deze manier scenario’s te maken heeft de projectgroep een duidelijke opdracht en kan je hele heldere afspraken maken rondom locaties, techniek, communicatie en sprekers. Deelnemers weten veel beter waar ze op kunnen rekenen en kunnen daar in hun planning al rekening mee houden.

Bovendien weet je dat je bij het maken van het programma en de ontwikkeling van een technisch platform/website er rekening mee houden dat je snel moet kunnen switchen van fysiek/live naar volledig online en daar ook alles op ingericht is.

Begin december zijn we met een hybride event waarbij ook de helft van de deelnemers fysiek aanwezig zou zijn in twee dagen volledig geswitcht naar een online event. Dat kon doordat we daar in de voorbereiding al rekening mee hadden gehouden.

In onze online festival krant vind je ook nog volop tips en ervaringen.

We wensen je voor het nieuwe jaar weer veel inspiratie en gave kennisevents toe.

 

Wie komen er eigenlijk op je Kennisfestival?

Wat ook erg goed kan helpen om eens met een andere bril naar je bezoekers te kijken en een bezoekersprofiel op te stellen. Willen de deelnemers aan je event vooral iets beleven of eerder inhoudelijk geprikkeld worden? Of misschien willen ze vooral gewoon gezellig samen zijn met anderen? Als je weet wat hen drijft en wat hun voorkeren zijn, bereik je ze beter en kan je je kennisfestival beter afstemmen op hun wensen en behoeften. En daar gaat het uiteindelijk om. Natuurlijk! En andersom: als je een specifieke groep wilt verleiden om mee te doen aan je event is het handig om na te denken wat zo’n deelnemer belangrijk vindt naast een inhoudelijk goed programma.

Het Vlaams Expertisecentrum Publieke Impact benoemde vanuit motivationeel onderzoek zes duidelijke profielen. Leuk om eens in te schatten welk soort bezoekers op jouw event komen en wat dat betekent voor de programmering en de opzet ervan.

En belangrijk: in welk profiel pas jij het beste? En wijkt dat profiel heel erg af van dat van je bezoeker? Als je inschat dat op jouw event vooral planners komen en je past zelf meer in het profiel van avonturier dan is het zaak om alert te blijven.

Want je hebt zelf dan wellicht de neiging om vanuit je eigen voorkeur veel prikkelende, uitdagende en verrassende programmaonderdelen op te nemen terwijl je bezoekers daar misschien helemaal niet op zitten te wachten. Of andersom natuurlijk.

 

Overzicht bezoekersprofielen en hun omschrijving

PLANNER

Je plant je uitstap graag op voorhand. Dat gevoel van controle heb je graag. Je wordt niet graag geconfronteerd met onverwachte wendingen en verrassingen. Spanning en stress zijn niets voor jou. Het hoeft ook allemaal niet te speciaal te zijn, het gewone en gekende is best prima voor jou.

COCOONER

Je gaat liefst met anderen die je goed kent naar een evenement. Dan voel je je veilig en gerust. De bevestiging en bescherming van de groep vind je belangrijk. Binnen je vaste groep vrienden kan je je het best ontspannen.

SOCIALISER

Je bent sociaal. Je gaat liefst samen met anderen naar een evenement. Die geborgenheid vind je gezellig. Met anderen kan je je het best amuseren. Je volgt liever de groep dan de leiding te nemen.

VERDIEPER

Je bent op zoek naar inhoudelijke verrijking. Je wordt graag intellectueel geprikkeld. Je hecht veel waarde aan respect, ook voor je omgeving. Als bewuste burger vind je het belangrijk om je steentje te kunnen bijdragen. Dit verwacht je ook van anderen.

AVONTURIER

Je houdt van nieuwe ervaringen. Je vindt het fijn om geprikkeld en uitgedaagd te worden. Je staat open voor verrassingen. Het onbekende en avontuurlijke schrikt je niet af, integendeel.

INFLUENCER

Je houdt ervan om het voortouw te nemen en je eigen ding te doen. Anderen kunnen vaak bij jou terecht voor advies. Je vindt het leuk om hiervoor gewaardeerd te worden.

 

Deze verdeling is uiteraard generiek. Elk type evenement kent uiteraard een eigen, specifieke verdeling. Zo zijn Verdiepers duidelijk in de meerderheid bij publieksevenementen rond kennis, informatie en netwerken zoals beurzen, kennisfestivals en congressen.

 

Vraag je zelf dus eens af:

  • In welk profiel pas jij het beste?
  • Hoe is de verdeling van je bezoekers over de verschillende profielen?
  • Waar moet je dan in de opzet van je event rekening houden?

Bron: Vlaams Expertisecentrum Publieke Impact

 

MEER WETEN?

NEEM CONTACT OP

info@hetgrootstekennisfestival.nl

Aftermovie Kennisfestivalweek

Word partner van Het Grootste Kennisfestival 2024 in Deventer

Interesse in een Eigen kennisfestival?

Neem contact op