…ORGANISEER HET VANAF HET BEGIN WENDBAAR!.
want fysieke of hybride events zijn dan wel het leukst, maar als dat niet kan is een online kennisfestival een prima alternatief. Beter dan geen event. Blijkt uit alle evaluaties die we deden na online sessies.
Misschien herken je het wel. Je hebt weer een mooi event gepland … Een fysieke ontmoeting heeft de voorkeur maar er zijn ook wat online sessies tijdens het event gepland. Helaas moet je op het laatste moment toch verzetten, omdat een bijeenkomst met groepen niet kan of mag. De energie loop langzaam weg uit het organiserende team en voor je het weet komt van uitstel afstel. Zonde natuurlijk want alhoewel een fysieke bijeenkomst heus de voorkeur heeft, merken we bij de meeste organisaties dat een online kennisfestival toch echt nog weer de voorkeur heeft boven helemaal geen event. Omdat het bijvoorbeeld hartstikke belangrijk is dat medewerkers elkaar blijven ontmoeten en kennis blijven delen. En omdat we ondertussen hebben ervaren dat je ook van een online Kennisfestival iets heel gaafs kunt maken. We delen graag een aantal ervaringen die we in de praktijk hebben opgedaan. Maak bijvoorbeeld bij de start een aantal scenario’s:
Bijvoorbeeld in de tweede week van maart organiseren we voor alle medewerkers van onze organisatie een Kennisfestival. We gaan ervoor om dit een hybride event te laten zijn. Mocht dat niet kunnen of mogen dan laten we het toch doorgaan maar wordt het volledig online.
Je kan natuurlijk ook voor het scenario kiezen om het maximaal 1x te verplaatsen. Dus: in de tweede week van maart organiseren we een fysiek live Kennisfestival. Mocht dat niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het naar de tweede week van juni en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig online.
Door op deze manier scenario’s te maken heeft de projectgroep een duidelijke opdracht en kan je hele heldere afspraken maken rondom locaties, techniek, communicatie en sprekers. Deelnemers weten veel beter waar ze op kunnen rekenen en kunnen daar in hun planning al rekening mee houden. Bovendien weet je dat je bij het maken van het programma en de ontwikkeling van een technisch platform/website er rekening mee houden dat je snel moet kunnen switchen van fysiek/live naar volledig online en daar ook alles op ingericht is. Begin december zijn we met een hybride event waarbij ook de helft van de deelnemers fysiek aanwezig zou zijn in twee dagen volledig geswitcht naar een online event. Dat kon doordat we daar in de voorbereiding al rekening mee hadden gehouden. In onze online festival krant vind je ook nog volop tips en ervaringen. We wensen je voor het nieuwe jaar weer veel inspiratie en gave kennisevents toe.